Juhlatilojen varaukset keväälle 2010

HYYn juhlatilan eli Uuden ylioppilastalon Alina-salin varauksessa noudatetaan jo tutuksi tullutta tilavarauskäytäntöä. Varaukset tehdään kolmessa vaiheessa 3.11.–8.11.2009 välisenä aikana.

HUOM! Domus Academicalla sijaitsevan monitoimitila Pohjanhovin ja Ainon (sekä Kattosauna Sivistyksen) varaaminen:
– soitto Ravintola Domuksen myyntihovimestarille, Virpi Alamartinille p. 050 557 6091 tai virpi.alamartin@hyy.fi
– tai sähköpostiviesti osoitteeseen myyntipalvelu@hyy.fi
– tai tarjouspyyntö juhlaravintoloiden nettisivuilla www.juhlaravintolat.fi Lisäksi järjestöt voivat varata Domukselle valmistunutta pienempää Aino-salia esimerkiksi kokouskäyttöön suoraan HYYn järjestöpalvelutoimistosta muiden kokoustilojen tavoin.


Yleistä

Alina-salia voi varata keväällä viikon jokaisena päivänä. Pääsääntö on, että varaukset alkavat kello 12.00 ja päättyvät kello 04.00.  
Alinassa voi järjestää myös päivätilaisuuksia. Alinassa voi järjestää korkeintaan 100 hengen tilaisuuksia. Jokaisella varauskierroksella tilaan voi tehdä vain yhden varauksen.

Alina-salin käytöstä perimään käyttökorvausta, jolla pyritään kattamaan tilojen käytöstä aiheutuvia kustannuksia (40 euroa / kerta).

Ennakkovaraus

Järjestöllä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli sillä on perusteltu syy (esim. vuosijuhla) järjestää juhlatilaisuus juuri tiettynä aikana.  
Oikeutta ennakkovaraukseen haetaan osoitteessa https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/13135/lomake.html (linkki päivitetään 3.11.) 3.11.–8.11.2009. Varauksesta tulee ilmetä perustelu kyseisen päivän tarpeeseen. Päätöksen ennakkovarauksen hyväksymisestä tekee järjestösihteeri yhdessä hallituksen järjestövastaavan tai järjestövaliokunnan puheenjohtajan kanssa 9.11.2008 mennessä.

Normaali varaaminen

Tilavaraukset tehdään kahdessa vaiheessa, 10.11.–15.11.2009 ja 18.11.–22.11.2009. Järjestön tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat päivät ylioppilaskunnan sähköisestä varauskalenterista osoitteessa http://yokunta.hyy.helsinki.fi/varaukset/selaa.php3?id=1&week=1&year=2010.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saantiin, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä varauksia ei käsitellä. Jokaisella varauskierroksella molempiin tiloihin voi tehdä yhden varauksen. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelua ja vapaita vuoroja. Jos sopuratkaisuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovitteluista ja arvonnoista sekä niihin liittyvästä tiedottamisesta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

Tärkeää muistettavaa: Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla puhelimen tavoitettavissa molempien varausvaiheiden päätyttyä, kun varauksia aletaan käsitellä. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista.

Järjestön olisi hyvä miettiä valmiiksi myös vaihtoehtoisia päiviä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tilaisuuden kanssa. Varmistakaa vielä ennen kutakin varausta, että tavoittelemanne päivä on vapaa! :)

I vaihe

Varausaika 10.11.–15.11.2009
Varaukset tehdään osoitteessa
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/13136/lomake.html (linkki päivitetään 3.11.) ja tehdyt varaukset päivitetään sähköiseen varauskalenteriin 16. ja 17.11.2009

II vaihe

Varausaika 18.11.–22.11.2009
Varaukset tehdään osoitteessa
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/13137/lomake.html (linkki päivitetään 3.11.) ja tehdyt varaukset päivitetään sähköiseen varauskalenteriin 23.11.2009.

Muut varaukset

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi varata 24.11.2009 alkaen HYYn palvelutoimistosta (http://www.hyy.helsinki.fi/suomi/4/).


Perusteluja
Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia tai niiden jatkoja.  
Varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet monen järjestön yhteistapahtumat, perinteikkyys (esimerkiksi johonkin tiettyyn päivämäärään sidottu tapahtuma) sekä edellisillä kierroksilla myönnetyt varaukset.